Messevorbereitung und Einladung

Die Teilnahme an Messen ist eine strategische Entscheidung für jedes Unternehmen. Deshalb müssen Messen gezielt und präzise geplant werden. Gerade in der Phase der Messevorbereitung werden erfahrungsgemäß bis zu 60 Prozent der Erfolgspotentiale verschenkt. Wesentliche Gründe dafür sind: unklare Messeziele und eine mangelhafte Vorbereitung.

Klare Ziele geben jedem Messeauftritt eine Richtung – sowohl für Mitarbeiter als auch für den Umgang mit Messebesuchern. Anhand definierter Ziele kann der Messestand geplant und gestaltet werden. Mit den entsprechenden Informationen ausgerüstet, kann das Standpersonal die Gespräche mit den Standbesuchern führen. Nur so kann es letztlich zu den gewünschten neuen oder intensivierten Kontakten kommen.

Diese Blog-Serie bietet einen Leitfaden, der allen Messeverantwortlichen helfen soll, Messen noch erfolgreicher zu planen, durchzuführen und eine erfolgreiche Nacharbeit zu realisieren. Vielen Studien und Umfragen zufolge, sind Messen neben dem persönlichen Verkauf das beste Marketinginstrument zur Erreichung nahezu aller Absatzziele. Jedoch haben die meisten Unternehmen in allen Phasen einer Messebeteiligung noch enorme Optimierungspotentiale. Wie diese verschenkten Potentiale genutzt werden können, soll diese Blogserie beschreiben.

Frühzeitig mit der Planung beginnen

Die inhaltliche Vorbereitung einer Messe beginnt stets mit dem Versand des Teilnahmegesuches der Messe. Diese Maßnahme steht häufig bereits 12 Monate vor Beginn der eigentlichen Veranstaltung an. Entscheidend ist anschließend die Auswahl der anzusprechenden Zielgruppe sowie die Budgetplanung. Im nächsten Schritt werden die Exponate ausgewählt und die Werbe- und PR-Maßnahmen umgesetzt. Die Konzeption des Messestandes schließt sich an. Abschluss dieser Phase ist die rechtzeitige Anmeldung bei der Messe. Oft liegt die Messe noch in weiter Ferne, aber schnell rücken die Termine näher. Damit sich kein Zeitdruck aufbaut, sollte für die Vorbereitungsphase ein detaillierter Zeitplan aufgestellt werden.

Erfolgsfaktor Messeveranstalter

Der Messeveranstalter versteht sich in der Regel als Partner seiner ausstellenden Teilnehmer. Denn der Erfolg der Unternehmen ist auch der Erfolg der Veranstalter. Dazu stellt der Messeveranstalter ein ganzes Füllhorn an Services bereit. Dazu gehören u.a.:

• Standberatung: Individuelle Beratung der optimalen Standfläche
• Standbaudienste: Attraktive Fertigstände, Auswahl von Standaufbaufirmen
• Technische Services: Strom, Wasser, Telefon, SAT, TV, ISDN, LAN, Standreinigung
• Logistische Services: Spedition, Parkplätze, Gabelstapler
• Personalservices: Hostessen
• Allgemeine Services: Diebstahl, sanitäre Gutachten, Feuerversicherung
• Günstige Hotelpreise: Auswahl von preiswerten Hotels
• Verkaufsunterstützende Services mit Daten und Fakten zur Messe: Besucherstatistiken, Rahmenprogramm
• Kostenlose Werbeservices: Messeaufkleber, Prospekte, Plakate, Eintrittsgutscheine
• Kostenpflichtige Werbeservices: Ermäßigte Eintrittskarten, Werbeflächen im Messegelände, Katalog

Bei den Kundeneinladungen des Unternehmens kann auch der Besucherprospekt der Messe einfach mit versendet werden. Das ist eine unterstützende Maßnahme, möglichst viele Kunden auf die Messe anzusprechen. Anhand des Besucherprospektes kann sich der Kunde des Messeteilnehmers ein umfassendes Bild über die Messeveranstaltung machen. Miniposter eignen sich sehr gut, um sie in der Eingangshalle des Unternehmens oder an anderen stark frequentierten Orten anzubringen.

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Zögern Sie auch nicht, uns direkt anzusprechen. Wir laden Sie gern in unsere Showrooms ein, damit Sie sich an Hand von realen Demolösungen und echten Messeständen ein „Live“-Bild von unseren mobilen Einheiten verschaffen können. Wie auch immer Ihre Vorstellungen sind – wir haben stets spannende und aktuelle Tipps zum Thema Messebeteiligung und Messestand für Sie.

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