Was kostet eine Messeteilnahme?

Die Kosten für eine Messeteilnahme hängt entscheidend von zwei Faktoren ab:

1.       Die Größe der Standfläche, nach der sich die Standmiete bestimmt. Die Mietkosten variieren hier ca. zwischen 175 – 350 Euro pro m².

2.       Findet die Messe im Inland oder im Ausland mit wesentlich höheren Kosten statt?

Die Gesamtkosten für eine Messeteilnahme genau zu beziffern hängt von vielen weiteren Faktoren ab, die berücksichtigt werden müssen. Hier gibt es Richtlinien für eine Planung und dieser Beitrag soll Ihnen Anhaltspunkte für eine Kalkulation einer Messeteilnahme geben. Mit ein paar Tipps wie Sie Kosten einsparen können.

Um einen Überblick über die verschiedenen Kosten zu erhalten, die mit einer Messeteilnahme verbunden sind, können Sie folgende Kostenaufteilung für Ihre Kalkulation ansetzen:

– 35 % der Kosten entfallen auf die Standmiete (m2)

– 35% der Kosten entfallen auf den Standbau

– 15% für Personalkosten inkl. Reise- und Übernachtungskosten

– 15% für Promotion- und Marketingaktivitäten rund um die Messe (Mailings, Anzeigen, Präsente etc.)

Standmiete X 3 = Gesamtkosten der Messeteilnahme

Für die Abschätzung der Gesamtkosten einer Messeteilnahme können Sie diese Faustformel verwenden: Multiplizieren Sie die Miete Ihrer Standfläche mit dem Faktor 3 und nehmen Sie das Ergebnis als Richtwert für die Gesamtkosten einer Messeteilnahme im Inland.

Bei Messen im Ausland sind die Reise- und Übernachtungskosten und länderspezifische Gegebenheiten (z.B. USA, lesen Sie hier über Messeteilnahmen in den USA nach) zusätzlich zu berücksichtigen. Auch der Standbau kann in einigen Ländern deutlich teurer ausfallen.

Miete der Standfläche: Kosten pro m²

Die Teilnahme an einer Messe ist ohne die Anmietung einer Standfläche nicht möglich und richtet sich nach den Quadratmetern. In den meisten europäischen Ländern beläuft sich der m²-Preis auf 175 – 350 Euro. Das bedeutet, dass Sie für einen 20 m² großen Stand durchschnittlich 5000 Euro für die reine Standfläche bezahlen. 

Nach der Formel „Standmiete X 3 = Gesamtpreis“ belaufen sich dann die Kosten für Ihre Messeteilnahme auf rund 15.000 Euro.

Beispiel:

Standmiete 20 m²: (250 Euro/ m²): € 5.000
Standbau: (250 Euro/m²):  € 5.000
Personalkosten: € 2.000
(Gehaltskosten inkl. Reise und Unterkunft)
Werbungmaßnahmen: € 2.000
Gesamtkosten: ca. € 14.000 – 15.000

Kosten für den Standbau

Wie im obigen Beispiel dargestellt entfallen 35 % der Gesamtkosten einer Messeteilnahme auf den Standbau, also im Schnitt Kosten zwischen € 200 und € 300 pro Quadratmeter. Damit erhalten Sie einen qualitativ guten Messestand.

Auch dies ist nur ein Richtwert, da die Grenze nach oben je nach Ausführung in Design, Materialien und Technik offen ist.

Auch Kosten von unter 200 Euro pro Meter sind möglich, wenn ein modularer Messestand mehrfach auf verschiedenen Messen eingesetzt wird. Der Mehrfacheinsatz reduziert die Standbaukosten pro Messeeinsatz.

Modulare Messestände

Tipp 1: Nutzen Sie den Einsatz von modularen Messeständen

Bei mehrfacher Messeteilnahme im Jahr können Sie mit einem modularen Messestand, der sich nach dem Baukastenprinzip erweitern und an die jeweilige Standfläche anpassen lässt, Kosten sparen.

Durch die mehrfachen Einsatzmöglichkeiten eines solchen Standsystems sparen Sie gegenüber einem konventionellen Messestand an den Anschaffungskosten und investieren „nachhaltig“.

Sie können einen modularen Messestand mieten oder auch kaufen, was sich ab einem 2-3maligen Einsatz pro Jahr rechnet.

Tipp 2: Eigener Aufbau des Messestands

Durch den eigenen Aufbau Ihres Messestands sparen Sie die Aufbaukosten eines Messebauers, die nach „Mannstunden“ berechnet werden. Nicht jedes System ist für eine Eigenmontage geeignet und hängt natürlich auch von der Größe Ihres Standes und Ihren eigenen Mitarbeiterkapazitäten ab. 

Auch sollten Sie die Transportmöglichkeiten Ihres Messestandes berücksichtigen. Standsysteme, die in kompakten Rollkoffern transportiert werden, geben Ihnen die Möglichkeit eines eigenen Transports ohne die Nutzung eines LKWs oder Busses.

So können Sie mit eigenen Aufbau- und Transportmöglichkeiten bei einem Stand von 20-30 m² ca. 1.500-2.000 Euro pro Messeteilnahme einsparen.

Personalkosten

Für eine genaue Berechnung der Gesamtkosten sollten Sie auch die Gehaltskosten Ihrer auf der Messe eingesetzten Mitarbeiter (Marketing, Vertrieb, Service etc.) mit einrechnen, auch wenn diese ohnehin auf Ihrer Gehaltsliste stehen. Nur so erhalten Sie die Gesamtkosten für Ihre Messeteilnahme.

Promotiekosten

Begleiten Sie Ihre erfolgreiche Messeteilnahme mit entsprechenden Werbemaßnahmen wie den Versand von Einladungen, E-Mails, Anzeigen im Messekatalog, Präsenten, Preisen und vielem mehr und berücksichtigen Sie diese Kosten in Ihrer Kalkulation.